就活

やっぱり印象が大事!相手を不快にさせないビジネスメールの基本

皆さん、こんにちは。

新年を迎え、今年は就職活動だ!いよいよ社会人デビューだ!と意気込んでいる人も多いのではないでしょうか?

社会との接点を持つことは、大人の階段を上るワンステップでもあります。

 

ところで、みなさんは普段からメールって使っていますか?SNSは使いこなせるけど、メールは慣れていないという人もいるのではないでしょうか?

会社に入れば、メールは当たり前のツールになります。

そこで今回は、ビジネスメールの書き方について少しだけご紹介したいと思います。

ライバルに差をつけられるよう、失礼のないビジネスメールの基本マナーを覚えておきましょう!

メールは人格?

「メール作成能力=自分の性格」と言う人がいます。メールは、顔が見えないコミュニケーションツールなので、相手は文面のみから「この送り主ってどんな人だろう?」と想像するものです。

メールの印象がよければ「この人に会ってみたい!」となることもあり、思わぬ成功につながることだってあります。

それに、会社に入れば、初対面の人、自分より目上の人、取引先など…さまざまな相手にメールを送ることになります。そこであまりにも“なっていない”メールを送ってしまえば、相手からそっぽうを向かれてしまう可能性も大いにあるのです。

送信相手が見えないからこそしっかりと基本を守り、相手の気持ちになってていねいな文章を書くことを心がけましょう。

メールを書くうえでの基本ポイント

1.題名をつける

まず、大切なことは、題名をつけることです。本文を書くことに一生懸命になりすぎると忘れてしまいがちですが、題名がないメールは迷惑メールと勘違いされることもあります。

大事なメールが相手に届かないなんて、大変失礼ですよね。

題名のつけ方は人それぞれですが、本文のおおよその内容が分かる端的な一言を選びましょう。

2.相手の名前だけでなく、会社名・部署名・役職名までしっかり書く

メールはいわば、手紙と同じです。手紙を書く時も、「●●さんへ」というように一番上には必ず相手の名前を書きますよね。それをイメージしてください。

ただ、友達などに送る時と違い、ビジネスでは、相手の会社名・部署名・役職名(役割名)・名前までしっかり書くことが大切です。名前を書く際は基本的に苗字だけでOKですが、その際、必ず相手の漢字を間違えないようにしてくださいね。

たとえば、人事担当へのメールの場合、下記のように書きましょう。

「株式会社 〇〇
人事部 人事課
採用ご担当 ✕✕ 様」

団体宛に書く場合、「様」ではなく「御中」となりますので、注意しましょう。

「株式会社〇〇
人事部 人事課御中」

「相手の役職って?」「会社の正式名って?」と思った場合、もし一度メールをいただいている相手であれば、本文の最後にある「署名」を確認しましょう。

最後につける署名は、自分の役職や名前だけでなく、会社名・住所・電話番号・ファックス番号・メールアドレスなど自分についての情報を示すものです。ビジネスシーンではよく見かけますので、社会人とメール交換する時にチェックしてみてくださいね。

3.自分の名前を名乗る

自分の名前を書くことも忘れずに。大学生の場合、下記のように名乗るといいでしょう。

「大変お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の〇〇と申します。」

書き出しの「お世話になっております」もビジネスマナーのひとつです。突然名乗り出さないよう、気をつけましょう!

また、社会人になっても、所属と名前はしっかりと書きます。

「大変お世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の✕✕ と申します。」

自分の名前を忘れることはあまりないと思いますが…、忘れる人もたまにいます(笑)メールを書く事に慣れていなかったり、焦っていたりすると忘れてしまうのかもしれません。

一度やりとりしている相手であれば、アドレスを調べれば送り主が誰なのか分かる場合もありますが、ただただ失礼ですよね…。相手も返答に困ってしまいます。

本文を書き終えたら一度読み返して、記載漏れがないか確認することも大事ですよ。こうすることで、失礼なメールを送るのを未然に防ぐことができます。

できる限り返信は早くすること

相手が送ったメールには、できる限り早く返信することが大切です。

返信をしなかったり、レスが遅かったりすると、「やる気がない」「感じが悪い」「軽んじられている」など、悪い印象ばかりを与えてしまいます。

もし、何らかの事情で返信が遅くなる場合は、返信が遅くなったことを詫びたり、速やかに返信できなかった事情など、相手を気遣う一言を添えるといいでしょう。

内定が決まった時に送るメール一例

では、最後に「これから就活頑張るぞ!」という大学生にエールを込めて、内定が決まった!という場合のメール例を載せておきます。

最近ではネットを検索すれば文例がたくさん出てきますが、それをそのままパクってしまうのは大変危険です!心がこもっていないばかりか、もし人事担当者がまったく同じ雛形を見つけてしまったら、がっかりしてしまいます。

必ず自分らしい言葉を交えるなど、送る相手を想像して心を込めてアレンジしましょう!

題名:内定の御礼

株式会社 〇〇
採用ご担当 ✕✕ 様

大変お世話になっております。
△△大学 △△学部 の〇〇と申します。

この度は内定のご連絡いただき、誠にありがとうございました。
私は貴社で是非働かせていただきたいと思っておりましたので大変嬉しく思っております。

入社致しましたら、精一杯の努力をし、貴社に貢献していく所存でございます。
何卒、今後ともよろしくお願い致します。

取り急ぎ、お礼を申し上げたくメールいたしました。 ありがとうございました。

いかがでしたか?

ビジネスメールは、実際に仕事で使わないとうまく書けないと思います。

大学生だとメール自体送る機会が少ないと思いますが、気になるようなら先生や友達などとメールでやりとりして、今のうちから慣れておきましょう!

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